11 pasos para crear un rastreador de presupuesto mensual usando Microsoft Excel

Microsoft Excel es quizás una de las herramientas más fáciles de usar para mantenerse al día con los gastos básicos, siempre y cuando esté dispuesto a mantener un flujo constante de entradas. Aún más importante, puedes hacer muchas cosas sin mucho conocimiento o experiencia en Excel. Con una plantilla o un esquema básico elaborado, puede comenzar a modificar para obtener solo la información que necesita.

Pasos para crear un rastreador de presupuesto mensual en Excel manualmente

Paso 1: cree un libro de trabajo en blanco y haga una hoja para las fuentes de ingresos y gastos

Si está trabajando desde cero, es útil tener una lista de los posibles flujos de ingresos y gastos que espera. Puede mantener la lista lo más general posible, pero también puede utilizar categorías más limitadas.

A continuación se ofrece una descripción general básica de algunas categorías que puede utilizar. Colocamos esta tabla en la primera hoja "Categorías".

Paso 2: cree una hoja en blanco para el primer mes

Elija una nueva hoja en el libro y cámbiele el nombre al mes y año del que desea realizar un seguimiento.

Paso 3: enumera las categorías

Cree dos tablas más pequeñas para enumerar los ingresos y gastos. Esta vez, las categorías estarán una debajo de la otra.

A partir de aquí, tienes un par de opciones. Puede contar su presupuesto para cada mes y simplemente ingresar el resultado, o puede tener una tabla un poco más complicada, con cada día o semana del mes contabilizado.

Paso 4: Divida los gastos en días o semanas

Usaremos un enfoque mixto. Por ejemplo, será más fácil realizar un seguimiento de sus gastos si va por semana, pero algunos gastos obligatorios solo se realizan una vez al mes. Por lo tanto, ampliaremos las categorías de "Comida" para cubrir semanas específicas.

Paso 5: Insertar fórmulas para totales semanales o diarios

Para cada categoría en la que tenga gastos semanales o diarios, debe crear una celda "Total" que sume los valores de la fila. La fórmula básica es “=SUM(Start_Cell:End_Cell)"

Puede aplicar la fórmula en los siguientes pasos:

1. Seleccione una celda donde necesite el total.
2. Inserta el signo igual.
3. Ingrese "SUM" y presione "Tab".
4. Arrastre el mouse sobre las celdas que deben sumarse.
5. Presione "Entrar".

Deberá repetir el proceso para cada categoría que tenga, pero también puede hacer clic en el controlador de relleno de la celda (la esquina inferior derecha) y arrastrar hacia abajo desde una categoría a continuación para aplicar automáticamente la fórmula para la siguiente fila.

Paso 6: agregue subtotales para cada categoría

Para simplificar las cosas, puede agregar otra fila a cada subcategoría para enumerar su subtotal, que se utilizará para el recuento final.

Para insertar una fila, haga clic derecho en el encabezado de la fila debajo de la fila que desea agregar, luego seleccione "Insertar". Por ejemplo, para crear un subtotal para la categoría "Salario", haga clic derecho en la fila 7 para insertar uno nuevo allí.

Aquí hay un pequeño ejemplo de cómo debería verse la mesa.

Paso 7: Calcular los subtotales

De manera similar a como hizo los subtotales para el recuento semanal de alimentos, use la fórmula SUMA para calcular el subtotal de cada categoría.

Paso 8: Calcule los totales mensuales

Haga una tabla más pequeña que enumere todas las categorías y sus subtotales. Utilice una referencia directa a cada categoría de “Subtotal”. Por ejemplo, para el subtotal de Ingresos, hicimos referencia a la celda C7 como "=C7.” Puede hacer esto seleccionando una celda, ingresando el signo igual, haciendo clic en la celda a la que desea hacer referencia y luego presionando "Entrar".

Tenga en cuenta que aplicamos una acción de combinación para el nombre de la categoría para hacerla más visible. Puede obtener la opción "Fusionar" en el grupo "Alineación" en la pestaña "Inicio".

Paso 9: Calcule el total mensual

Utilice la última fórmula de suma para calcular el total del mes. Tenga en cuenta que esta vez deberá restar la suma de todos los gastos del subtotal de ingresos. Para hacer esto:

1. Seleccione la celda "Total mensual" (en este caso, H7).
2. Ingrese el signo igual.
3. Haga clic en el subtotal de ingresos.
4. Ingrese el signo menos.
5. Ingrese "SUM", luego presione "Tab"
6. Seleccione todas las demás celdas de la tabla más pequeña.
7. Inserte un paréntesis cerrado ")" y presione "Entrar".

Puede ver la barra de fórmulas resultante de la celda H7.

Paso 10: copie la hoja mensual de cada mes

Para copiar una hoja, haga clic derecho en su nombre en la barra inferior y seleccione "Mover o copiar".

En la ventana de diálogo que se abre, marque "Crear una copia" y haga clic en "Aceptar".

Cambie el nombre de la nueva hoja (haga clic derecho y seleccione "Cambiar nombre"), luego repita el proceso hasta que tenga tantas hojas como necesite.

Paso 11: comience a ingresar datos

Su rastreador está listo y puede ingresar los datos que desee.