Excel es maravillosamente conveniente tanto para los recién llegados como para los veteranos de las hojas de cálculo. Sin embargo, dominarlo puede llevar años, e incluso los usuarios avanzados más avanzados todavía no conocen algunas de las técnicas más ingeniosas para ahorrar tiempo.
Excel hace mucho para simplificar al máximo sus funciones y diseños, pero a menudo es difícil realizar un seguimiento de todos ellos. Si está buscando adquirir nuevas habilidades y atajos, o simplemente está buscando una actualización rápida de algunos consejos y trucos útiles, este artículo tiene ocho consejos para ahorrar tiempo en Excel que apreciará conocer.
Conozca sus atajos
Los atajos son el alma de Excel y le ahorran la molestia de buscar en los menús para cada tarea. Hacer que estas pulsaciones de teclas sean algo natural es una excelente manera de mejorar su productividad en Excel. Aquí tienes una lista de los más importantes:
- Ctrl + Inicio: ir al principio de la hoja de cálculo.
- Ctrl + Espacio: selecciona la columna actual.
- Mayús + Espacio: selecciona la fila actual.
- Ctrl + A: presione esto una vez para seleccionar un conjunto de datos completo y dos veces para seleccionar la hoja de cálculo completa.
- Mayús + Tabulador: pasar a la celda anterior.
- Ctrl + 0: oculta la columna actual.
- Mayús + 0: oculta la fila actual.
- Ctrl +: – Introduce la fecha actual.
- Alt + H + B: agrega un borde a la celda actual o a las celdas seleccionadas.
- F4: aplicar referencias absolutas a una fórmula.
- Ctrl + O: abre una hoja de cálculo existente.
- Ctrl + W: cierra la hoja de cálculo actual.
- Shift + F9: calcula tu hoja de trabajo actualmente activa.
Congelar filas y columnas
¿Alguna vez te has desplazado hacia abajo en una columna y olvidaste su título? En lugar de tener que alternar entre la celda actual y el encabezado que se encuentra muy por encima de ella, Excel le permite congelar estos encabezados para facilitar su consulta. He aquí cómo:
- Vaya a la pestaña "Ver" y seleccione "Congelar paneles".
- Para forzar que la fila superior permanezca visible, seleccione "Congelar fila superior" en el menú desplegable.
- Elija esta opción nuevamente para descongelarla.
Utilice el controlador de llenado
Copiar y pegar el mismo número varias veces puede resultar frustrante y consumir mucho tiempo, al igual que ingresar una secuencia de números y fechas uno por uno. Afortunadamente, la herramienta Fill Handle completará automáticamente todo el proceso por usted. Sólo necesitas conseguir que reconozca el patrón que quieres que se repita. He aquí cómo:
- Seleccione las primeras celdas de la secuencia que desea repetir.
- Pase el cursor sobre la esquina inferior derecha de su selección hasta que el cursor cambie a una forma "+". Ese es el controlador de llenado.
- Arrastre el controlador de relleno desde la celda inferior o derecha de su selección hasta la última celda que desea que se complete automáticamente y la secuencia se completará automáticamente. Este proceso funciona para números, nombres de días y fechas.
- También puedes usar Ctrl + D para repetir un valor en una selección de celdas.
Usar plantillas
Excel tiene una amplia variedad de plantillas prediseñadas, que pueden ahorrarle mucho tiempo de formato y diseño. Es muy probable que la tarea en la que estás trabajando ya tenga varias plantillas en la biblioteca. Acceda a las plantillas de Excel desde la pestaña "Nuevo" del menú "Archivo". Utilice la barra de búsqueda para limitar la lista de opciones.
Personaliza tu barra de herramientas
Tener todas las herramientas que necesita exactamente donde las desea (o saber dónde encontrarlas) es fundamental para trabajar de manera eficiente. ¿Sabías que la barra de herramientas y la cinta de comandos de Excel son personalizables? Si necesita organizar sus herramientas y funciones más utilizadas para facilitar el acceso, haga lo siguiente:
- En la pestaña "Archivo", seleccione "Opciones".
- Navegue hasta "Personalizar cinta" y "Barra de herramientas de acceso rápido" para agregar y eliminar elementos de ambos menús.
- Haga clic en "Aceptar" una vez que haya terminado para finalizar los cambios.
Importe rápidamente desde la Web
En lugar de copiar y pegar información de una página web o, peor aún, ingresarla manualmente, puedes importar fácilmente sus datos solo desde su URL. He aquí cómo:
- Navegue a la pestaña "Datos" y seleccione "Obtener datos".
- Seleccione la opción "De otras fuentes" y haga clic en "Desde la Web" en el menú desplegable. También puede hacer clic en "Desde la Web" directamente al lado de la opción "Obtener datos".
- Ingrese la URL desde la que desea importar datos y luego seleccione las tablas que necesita.
- Haga clic en "Cargar" para importar los datos.
Utilice la tabla dinámica
Ingresar múltiples fórmulas en su hoja de cálculo es una forma de hacer las cosas, pero una tabla dinámica es la poderosa manera que tiene Excel de hacer que los resúmenes rápidos de conjuntos de datos sean fáciles y personalizables. Simplemente habilítelo desde la pestaña "Insertar" y podrá organizar y analizar sus datos de manera eficiente.
Vincula tus hojas de cálculo
Facilite el salto entre diferentes hojas de cálculo, conjuntos de datos e incluso programas de Office vinculándolos con hipervínculos. Los hipervínculos pueden vincular a otras hojas o libros de Excel con la misma facilidad que las URL. Para hacer esto:
- Haga clic derecho en cualquier celda para abrir el menú de acceso rápido.
- Elija "Enlace" y se abrirá la ventana "Insertar hipervínculo".
- Navegue hasta "Colocar en este documento" y elija a qué vincular el valor de su celda.
- Haga clic en "Aceptar" para finalizar.
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