Si acaba de comenzar a usar Microsoft Excel, es posible que se acostumbre a que el programa aplique automáticamente cualquier cambio y vuelva a calcular los resultados de las celdas para todas las fórmulas dentro de una hoja de datos. Sin embargo, una vez que el conjunto de datos crece, los cálculos automáticos pueden requerir una cantidad significativa de tiempo y recursos de CPU para completarse. Esto puede hacer que el programa tartamudee o incluso se congele hasta que vuelva a calcular todas las celdas. Además, cuando agregas una nueva celda o modificas algo, el proceso comienza de nuevo. Los cálculos manuales le permiten activar un rango de celdas para que se vuelvan a calcular solo cuando lo desee.
En casos normales, esto presenta un pequeño dilema. Si deja el rango en “Manual” durante demasiado tiempo sin forzar un nuevo cálculo, es posible que obtenga valores que se calcularon hace un tiempo sin saberlo. El formato de valor obsoleto en Excel tiene como objetivo rectificar eso.
¿Qué es el formato de valor obsoleto?
En pocas palabras, el formato de valores obsoletos muestra las celdas que podrían haber sido afectadas por cambios recientes en otra parte del conjunto de datos.
Consideremos un ejemplo básico. Tiene un conjunto de datos de ventas para algunos vendedores y todas sus ventas durante el mes. Utilice los totales de ventas para calcular la comisión de cada vendedor. Para evitar volver a calcular los totales continuamente, ejecute el cálculo de la comisión al final de cada período de pago. Sin embargo, como la comisión se basa en las ventas totales, los valores que se modifican en cualquier lugar (como un reembolso que cambia la cantidad de algunos artículos) se extenderían a ese valor.
Sin un formato de valor obsoleto, no tendría forma de detectar si los valores calculados anteriormente siguen siendo verdaderos. La única forma de asegurarse de que su conjunto de datos esté actualizado es aplicar otro recálculo.
Formato de valor obsoleto para Microsoft 365
Normalmente, Excel no ofrece ninguna opción para formatear valores obsoletos en Excel. Sin embargo, en 2023, Microsoft comenzó a implementar una función beta para los Microsoft Insiders que usaban el Canal Beta en Windows. En noviembre de 2024, la función comenzó a lanzarse para todos los usuarios que trabajan en Excel para Microsoft 365.
Los conceptos básicos del nuevo formato de valores obsoletos en Excel son simples: los valores obsoletos se detectan, muestran y tachan inmediatamente. Luego, puede seleccionar una celda con un valor obsoleto y forzar un nuevo cálculo presionando "F9".
Después de eso, se actualizará todo el conjunto de datos y se eliminarán todos los valores tachados, al menos hasta que comience a realizar más cambios que creen más valores obsoletos.
La función de formato de valores obsoletos se inició con Excel 365 para Windows, versión 2409 (compilación 18025.20126 o posterior). Sin embargo, es posible que no esté disponible para todos los usuarios de inmediato.
Además, la opción todavía está limitada a esa única versión de Excel y no hay forma de cambiar el formato que utilizará Excel para los valores obsoletos. Pasar adelante es la única opción que tienes, al menos por ahora.
Formato de valores obsoletos en Excel manualmente
Si está utilizando otra versión de Windows o desea un formato diferente al tachado, puede implementar un sistema básico de marca de tiempo para rastrear las celdas que se han modificado recientemente.
Paso 1: Agregue una columna Marca de tiempo junto a los valores que se recalculan o cambian con frecuencia. La columna debe tener el formato Fecha. Digamos que nuestros valores están en la columna B. Usaremos una columna auxiliar C para las marcas de tiempo.
Paso 3: Siempre que ingrese o edite un valor en algún lugar de la columna B, vaya a la misma fila en la columna C y presione “Ctrl + Shift +;” luego “Ctrl +;” Esto agrega una marca de tiempo con la hora y fecha de la edición.
Paso 4: Implemente formato condicional para la columna Marca de tiempo (Formato condicional > Nueva regla).
Paso 5: Por ejemplo, puede resaltar todas las celdas que tengan un valor de más de siete días con =TODAY() - $B1 > 7. La aplicación de la fórmula en formato condicional debería cambiar la referencia de la celda para contar las filas adecuadamente.
Después de eso, generalmente podrá ver qué celdas se cambiaron hace un tiempo y pueden contener valores obsoletos.
También puede jugar con diferentes requisitos de marca de tiempo (como que los valores obsoletos sean más recientes en lugar de más antiguos).
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