Las 6 mejores formas de combinar nombres y apellidos en Microsoft Excel

¿Estás cansado de hacer malabarismos con columnas separadas de nombre y apellido en Excel? Combinar nombres hace que todo sea mucho más fácil, ya que tendrás hojas de cálculo más organizadas para ahorrar tiempo. En este artículo, lo guiaremos a través de los sencillos pasos para combinar el nombre y apellido en Microsoft Excel.

Excel es una herramienta útil para organizar y dar sentido a toda la información. Implica trabajar con campos textuales como nombres, lugares, puestos de trabajo o descripciones de productos. Saber cómo trabajar con estos datos de texto es muy útil para obtener exactamente lo que necesita. Saltemos y aprendamos a fusionar columnas de nombre y apellido en Excel.

Método 1: con la ayuda de Flash Fill

Flash Fill es una herramienta inteligente en Excel que elimina la necesidad de fórmulas complejas y manipulación manual de datos, lo que hace que el proceso sea significativamente más eficiente.

Al proporcionar a Excel algunos ejemplos de cómo desea que aparezcan los nombres combinados, Flash Fill analiza inteligentemente los patrones. Luego completa automáticamente la tarea para todo el conjunto de datos. Así es como puedes usarlo para combinar celdas:

Paso 1: Haga clic en el botón Inicio. Tipo Sobresalir en el cuadro de búsqueda y presione Abrir.

Paso 2: Inicie la hoja de cálculo en la que desea combinar dos columnas o crear una nueva.

Paso 3: Escriba el nombre completo de la primera persona en la celda correspondiente.

Paso 4: Ahora, dirígete a la siguiente celda y comienza a escribir el nombre completo de la segunda persona. Verá que Excel le mostrará sugerencias basadas en su resultado anterior. Presione la tecla Enter para aceptar las sugerencias.

Paso 5: Si no puede ver sugerencias, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Flash Fill.

Consejo: También puedes presionar Ctrl + E en tu teclado para activar el atajo.

Método 2: utilice el símbolo & (ampersand)

El símbolo comercial (&) actúa como catalizador, facilitando la combinación de datos dispares. Puede colocarlo entre las celdas que contienen el nombre y el apellido, y Excel fusionará perfectamente el contenido en una sola celda. Siga los pasos a continuación para utilizar este método:

Paso 1: Localice el archivo de Excel donde desea combinar las celdas de nombre y apellido. Haga doble clic en el archivo para abrirlo.

Paso 2: Dirígete a la celda donde deseas el nombre completo después de combinar dos columnas. Ingrese la siguiente fórmula en la celda y presione Enter.

=[Alphabet denoting the first name column][Number denoting the first name row] & " " & [Alphabet denoting the second name column][Number denoting the second name row]

Paso 3: Ahora, para usar la misma fórmula para todas las celdas, haga clic en la esquina inferior derecha de la celda y arrastre el pequeño cuadrado hacia abajo para copiarlo en todas las celdas restantes.

Método 3: a través de la función CONCAT

CONCAT significa concatenar, que esencialmente significa combinar o unir cosas. La función CONCAT en Excel le permite fusionar diferentes cadenas de texto en una sin esfuerzo. Aquí se explica cómo usarlo:

Paso 1: Presione el ícono de Windows en la barra de tareas. En el cuadro de búsqueda, escriba Sobresalir y haga clic en Abrir.

Paso 2: Cree un nuevo libro de trabajo o diríjase a un libro de trabajo existente donde desee realizar la operación.

Paso 3: Verifique que los nombres estén en una columna y los apellidos en otra. Ahora, elige la celda donde quieres que aparezca el nombre completo combinado.

Paso 4: Escriba la siguiente fórmula en la celda seleccionada y presione Enter.

=CONCAT([Alphabet denoting the first name column][Number denoting the first name row], " ", [Alphabet denoting the second name column][Number denoting the second name row])

Nota: Puedes reemplazar CONCAT en la fórmula con CONCATENAR, que funcionará de la misma manera.

Paso 5: Si desea aplicar la fórmula a otras celdas, utilice el controlador de Autocompletar. Pase el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula hasta que vea un pequeño cuadrado (el controlador de relleno). Luego, arrástrelo hacia abajo o hacia arriba para copiar la fórmula a las celdas adyacentes.

Método 4: utilizar la función TEXTJOIN

La función TEXTJOIN en Excel puede combinar texto de múltiples rangos o cadenas de texto individuales según un delimitador específico. Aquí se explica cómo usarlo:

Paso 1: Abra la hoja de cálculo en la que desea fusionar las columnas de nombre y apellido haciendo doble clic en ella.

Paso 2: Dirígete a la celda donde quieres que comiencen los nombres combinados, ingresa la siguiente fórmula:

=TEXTJOIN(" ", TRUE, [Alphabet denoting the first name column][Number denoting the first name row], [Alphabet denoting the second name column][Number denoting the second name row])

Nota: VERDADERO indica que la función debe ignorar las celdas vacías.

Paso 3: Arrastre el controlador de relleno (un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda) hacia abajo para aplicar la fórmula a toda la columna. Esto combinará todos los nombres y apellidos.

Método 5: mediante Power Query

Power Query es su compañero de confianza que le ayuda a limpiar, dar forma y fusionar sus datos sin esfuerzo. Es como tener un asistente personal que ordena tus hojas de cálculo desordenadas con unos pocos clics. Siga los pasos a continuación para combinar las columnas de nombre y apellido en Excel usando Power Query:

Paso 1: Haga clic en el icono Inicio en la barra de tareas. En el cuadro de búsqueda, escriba Sobresalir y haga clic en Abrir.

Paso 2: Navegue a un libro de trabajo existente o cree un libro de trabajo nuevo para realizar la operación.

Paso 3: Seleccione el rango de celdas que contienen el nombre y apellido. Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Desde tabla/rango para abrir el Editor de Power Query. Seleccione Aceptar cuando se le solicite.

Paso 4: En el Editor de Power Query, elija las columnas que contienen nombres y apellidos. Haga clic en la pestaña Agregar columna y seleccione Combinar columnas.

Paso 5: Elija un delimitador (por ejemplo, un espacio) para combinar nombres. Cambie el nombre de la columna y haga clic en Aceptar.

Paso 6: Cierra la ventana presionando el ícono X. Cuando se le solicite, seleccione Conservar.

Sus datos con nombres y apellidos combinados ahora están listos en Excel y se mostrarán en una nueva columna.

Método 6: use un script VBA para combinar nombre y apellido en Excel

Un script personalizado ofrece una forma potente y flexible de combinar nombres y apellidos en Excel, especialmente para usuarios experimentados de Excel que se sienten cómodos con VBA. Este método es especialmente útil para conjuntos de datos grandes o requisitos de formato complejos, ya que permite una personalización precisa en cómo se combinan los nombres. Siga los pasos a continuación para usar un script VBA para combinar dos columnas:

Paso 1: Abra el libro de Excel donde desea combinar nombres y apellidos.

Paso 2: Presione Alt + F11 para abrir el editor de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Paso 3: En el editor de VBA, haga clic derecho en cualquier elemento en la ventana del Explorador de proyectos a la izquierda. Elija Insertar y luego seleccione Módulo.

Paso 4: Copie y pegue el código a continuación y cierre la ventana para guardarlo.

Sub CombineNames()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    
    ' Change "Sheet1" to your actual sheet name
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    
    ' Find the last row with data in column A (assuming first names are in column A)
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    ' Loop through each row with data
    For i = 2 To lastRow ' Assuming row 1 is headers
        ' Combine first name (column A) and last name (column B), and place the result in column C
        ws.Cells(i, "C").Value = ws.Cells(i, "A").Value & " " & ws.Cells(i, "B").Value
    Next i
End Sub

Nota: Asegúrese de ajustar el nombre de la hoja y las referencias de las columnas ("Hoja1", columnas "A", "B" y "C") para que coincidan con el diseño de datos real en Excel. Además, asegúrese de que sus datos comiencen desde la fila 2, suponiendo que la fila 1 contenga encabezados.

Paso 5: Presione Alt + F8 en su teclado. Seleccione CombineNames (o el nombre que haya asignado a la macro) y haga clic en Ejecutar.

Cómo juntar nombres con diferentes formatos en Excel

Combinar nombres en Excel puede resultar complicado cuando aparecen en diferentes formatos como "Nombre, Apellido", "Apellido, Nombre" o incluso columnas separadas. Afortunadamente, Excel ofrece algunas herramientas útiles que le permiten combinar celdas con la ayuda de comas. Aquí hay algunas funciones para comenzar:

• Operador comercial (&): La solución más sencilla para combinaciones básicas de nombres. Ideal para unir rápidamente algunas celdas.
• Función CONCATENAR: Ofrece más flexibilidad para insertar espacios, caracteres especiales o combinar varias celdas.
• Texto a columnas: Es mejor cuando los nombres están en una sola celda (como 'Apellido, Nombre') y deben dividirse en columnas separadas.

Puede encontrar guías paso a paso arriba sobre el uso de estas funciones para combinar nombres y apellidos con diferentes formatos en Excel.

Cómo eliminar espacios y caracteres superfluos al juntar nombres

Al combinar nombres en Excel, es posible que tenga espacios adicionales o caracteres especiales que alteren el formato. Puede utilizar una combinación de funciones y herramientas integradas de Excel para limpiar los resultados. A continuación, mencionamos algunas de esas funciones con sus fórmulas:

1. Función RECORTAR: Utilícelo para eliminar espacios iniciales, finales y sobrantes dentro de cadenas de texto para lograr coherencia en los datos.

=TRIM(cell_reference)

2. Función LIMPIEZA: Esto le ayuda a gestionar datos que pueden contener caracteres no imprimibles eliminándolos.

=CLEAN(cell_reference)

3. Función SUSTITUCIÓN: Esto puede ayudarle a reemplazar apariciones específicas de un texto dentro de una celda, lo que permite realizar modificaciones específicas sin alterar todo el contenido.

=SUBSTITUTE(cell_reference, "old_text", "new_text")

Errores típicos que se cometen al fusionar nombres en Excel y cómo corregirlos

Aquí hay algunos errores comunes que puede cometer al combinar nombres y apellidos en Excel:

• Errores tipográficos: Los nombres mal escritos son un problema común al combinar datos. Revise cuidadosamente sus datos antes y después de la fusión.
• Formato inconsistente: Los espacios adicionales, las mayúsculas no coincidentes o las iniciales del segundo nombre en algunas entradas pero no en otras pueden crear errores. Estandarice el formato antes de fusionar.
• Datos perdidos: Las celdas en blanco pueden provocar errores. Decida si desea excluir entradas incompletas o utilizar un marcador de posición (como "N/A") para agregar los detalles que faltan más adelante.
• Fórmulas incorrectas: Vuelva a verificar cualquier fórmula que utilice para fusionar (como & o CONCATENAR). Los errores menores pueden alterar los resultados.

Para asegurarse de evitar cometer estos errores, utilice los consejos que se mencionan a continuación:

• Vista previa antes de finalizar: Siempre que sea posible, obtenga una vista previa de los resultados de su fusión antes de comprometerse con ella. Esto puede ayudar a detectar errores a tiempo.
• Utilice funciones de manejo de errores: Funciones como IFERROR pueden manejar con gracia problemas inesperados en sus datos.

Celdas de datos combinadas

Ya sea para organizar una lista de contactos, generar direcciones de correo electrónico o optimizar datos para listas de correo, combinar nombres y apellidos en Excel es increíblemente útil. Esta sencilla habilidad agiliza la organización de los datos y hace que sus hojas de cálculo sean más fáciles de usar.