Tres trucos inteligentes de formato para probar en Microsoft Excel

Las hojas de cálculo no deben ser aburridas ni secas, claro está, si quieres que la gente las lea. Aprenda algunos trucos para facilitar el formato de sus datos y crear libros de Excel que atraigan la participación de sus colegas.

Trucos de formato en Excel 1: uso del controlador de relleno

Paso 1: Abra un libro de Excel existente. Aquí tenemos una tabla sin terminar que muestra las ganancias de una pequeña empresa.

Paso 2: Quiere completar la columna Mes, pero no desea escribir cada mes manualmente. No hay problema, simplemente haga clic en la celda A2 (enero) y coloque el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda. Verás aparecer un pequeño signo más negro: este es el controlador de relleno.

Paso 3: Mantenga presionado el controlador de relleno y arrástrelo hacia abajo hasta la celda A13 para completar los meses en orden. Sin embargo, si tuviera que llenar cientos o miles de celdas, esto podría llevar tiempo. En su lugar, puede hacer doble clic en el controlador de relleno para completar todas las entradas hasta el final de la tabla.

Trucos de formato en Excel 2: formato de números

Paso 1: Notarás que los números en la columna Ganancias no tienen formato para mostrar qué moneda representan. Podrías revisar cada celda individualmente y agregar un signo de dólar, pero probablemente no tengas tiempo para eso. Como alternativa más rápida, seleccione todas las celdas que desee cambiar.

Paso 2: Haga clic derecho en las celdas seleccionadas y busque la opción Formato de celdas.

Paso 3: Haga clic izquierdo en formatear celdas y elija Moneda en la pestaña Número.

Paso 4: Haga clic en Símbolo y elija la moneda que desea mostrar, por ejemplo, dólares estadounidenses.

Paso 5: Ajusta los decimales a 2 y elige cómo quieres que aparezcan las cantidades negativas (hay cuatro opciones). También hay una práctica sección de Muestra para que pueda ver cómo se verán sus montos en el libro de trabajo.

Paso 6: Pulsa OK y tus números se habrán transformado automáticamente en cantidades de dinero. Este cambio es permanente a menos que modifiques el formato, por lo que si tienes que cambiar una cantidad, no necesitas volver a formatearla.

Trucos de formato en Excel 3: agregar gráficos a los datos

Paso 1: Las hojas de cálculo profesionales rara vez contienen solo texto y números. Es fácil agregar gráficos que hagan que sus libros sean más fáciles de entender y navegar. Primero, haga clic en la pestaña Insertar, luego busque los íconos.

Paso 2: Esto abre la ventana de Íconos que ofrece cientos de gráficos gratuitos que puedes agregar a tus datos. Utilice la barra de búsqueda o vea categorías, por ejemplo, Negocios.

Paso 3: Haga clic en el gráfico (o gráficos) que desee y presione el botón Insertar.

Paso 4: Arrastra y suelta el ícono donde quieras en tu tabla o gráfico. Está colocado encima de la cuadrícula para que no interfiera con sus datos.

Paso 5: Si desea cambiar el color del icono, haga clic en la pestaña Formato de gráficos.

Paso 6: Haga clic en el menú desplegable junto a Relleno de gráficos y elija el color correcto.

Paso 7: Si desea más de un color en su gráfico, debe convertir el ícono en una forma. Mientras aún está en la pestaña Formato de gráficos, elija Convertir a forma.

Paso 8: Ahora puede seleccionar cada elemento de la forma y colorearlo en consecuencia usando la pestaña Formato de forma. También puede cambiar el tamaño de los gráficos utilizando los tiradores situados alrededor del borde del marco de selección.